Mail Server là gì? Tại sao doanh nghiệp nên dùng Mail Server?

Mail Server là gì?

Email Server hay Mail Server là máy chủ thư điện tử dùng để gửi và nhận thư điện tử điện tử. Là giải pháp Email chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín nội bộ. Đồng thời trao đổi thư tín với khách hàng và đối tác bên ngoài. Để làm được điều này những yêu cầu đặt ra cho Mail Server là gì?

Mail Server là gì? Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng Mail Server?

Điều này yêu cầu Mail Server cần có:

• Sự ổn định, liên tục
• Tốc độ nhanh
• Đảm bảo an toàn dữ liệu
• Khả năng khôi phục dữ liệu cao
• Tính chuyên nghiệp
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7,...

Các Mail Server thực chất là một Server vật lý hoặc là một Server đám mây (Cloud Server). Mail Server được cấu hình để biến thành một cỗ máy gửi và nhận thư điện tử. Nó cũng có đầy đủ các thông số như một Server bình thường như Ram, CPU, dung lượng lưu trữ,… Ngoài ra, nó còn có các thông số khác liên quan đến yếu tố Email như:

• Số lượng tài khoản Email
• Số lượng Email fowarder, Mail list,…

Email Server còn có các tính năng mà một dịch vụ Email miễn phí dành cho cá nhân không thể có được như:

• Quản lý Email ra-vào của nhân viên
• Tích hợp với các phần mềm như Outlook
• Nền tảng webmail, khả năng sao lưu dữ liệu
• Có IP riêng để chống lại các vấn đề như virus, spam mail, mail bị vào blacklist… điều mà các dịch vụ Email share host phải bó tay.

Tại sao cần phải thuê Mail Server?

Lý do cần phải thuê Mail Server là gì? Rất đơn giản, dịch vụ này được sinh ra là để cung cấp giải pháp email cho các doanh nghiệp, tổ chức lớn cần các công cụ và chức năng mạnh mẽ mà thuê Email Server mang lại.

Mail Server là hệ thống thư điện tử riêng cho cả doanh nghiệp

Cụ thể như sau:

• Có không gian lưu trữ riêng biệt, bất khả xâm phạm.
• Có tính bảo mật cao nhờ trang bị giao thức SSL.
• Có thể tùy biến các thông số và chức năng cho từng User.
• Hệ thống giao diện quản trị (control panel) đơn giản, dễ sử dụng.
• Kiểm tra và quản lý nội dung Email Ra-Vào của từng nhân viên.
• Vì sử dụng IP riêng nên sẽ chống được việc vô cớ bị vào black list.
• Chống spam mail, virus cực với hiệu quả cực tốt.
• Hỗ trợ tính năng Fowarder Email để cài đặt Email Offline.
• Có thể dùng Email trên đa nền tảng như webmail, outlook, di động…

Nếu bạn là cá nhân và thích sự an toàn và bảo mật, bạn vẫn có thể mua để xài nhưng hãy cân nhắc túi tiền của mình. Vì đây là dịch vụ cao cấp nhất của thư điện tử nên giá thành sẽ không hề rẻ.

Phân loại hình thức của Mail Server

Mô hình IMAP, POP, và SMTP

Mail Server gửi đi là gì? (Outgoing Mail Servers)

Hay còn được biết đến với cái tên Simple Mail Transfer Protocol (viết tắt là SMTP) – Giao thức dịch chuyển Mail đơn giản.

Mail Server đến là gì? (Incoming Mail Servers)

Incoming Mail Servers còn được biết đến là có bao gồm 2 loại giao thức như sau:

• POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3).
• IMAP4 (Internet Message Access Protocol).

Cho nên khi thực hiện thiết lập email thì bạn sẽ được lựa chọn giữa 2 loại giao thức là POP3 hay IMAP4.

Các dịch vụ mail server phổ biến hiện nay

Hiện nay có 2 loại server mail chính có thể kể đến như:

• Sử dụng server mail Google, Microsoft, Yahoo: đây được gọi là server mail được xây dựng sẵn đựa trên nền tảng của những ông lớn ưu điểm là bảo mật, có nhiều tiện ích nhưng toàn bộ dữ liệu của bạn sẽ được Google, Microsoft, Yahoo,…. thu thập và giá cả của các dịch vụ này khá là mắc.

• Sử dụng server mail độc lập: dạng này giống như dịch vụ mà Tinomail hay các doanh nghiệp khác cung cấp ưu điểm là dung lượng lưu trữ lớn, khả năng độc lập dữ liệu cao, bảo mật tốt, giá rẻ tuy nhiên nhược điểm là không tiện ích và linh hoạt như giải pháp đầu tiên.

Sử dụng các loại Mail Server mang lại cho người dùng, bao gồm các cá nhân lẫn những doanh nghiệp hiện nay nhiều sự tiện lợi và hữu ích. Trong đó bao gồm cả tiết kiệm thời gian, lưu trữ nhanh chóng, dữ liệu truyền tải tốc độ lại có sự bảo mật chặt chẽ. Ngoài ra mỗi loại Mail Server đều có những ưu điểm riêng. Chính vì thế các đơn vị có thể lựa chọn sử dụng tùy thuộc vào những nhu cầu hiện tại của mình.