Cloud Phone là gì? Nên sử dụng tổng đài ảo Cloud Phone không?

Tổng đài ảo Cloud phone là gì ?

Tổng đài ảo Cloud Phone là một tổng đài điện thoại kết nối bằng điện toán đám mây. Chỉ cần có kết nối internet hay 3G là có thể sử dụng.

Tổng đài ảo Cloud Phone đang dần trở nên thịnh hành hơn

Đây là giải pháp được khá nhiều doanh nghiệp, công ty lựa chọn trong thời gian gần đây. Tổng đài ảo hổ trợ mọi đầu số kết nối như 1900/1800/ đầu số cố định IP, đầu số cố định điện thoại analog cho doanh nghiệp.

Tính năng cơ bản của tổng đài ảo Cloud Phone là gì?

Tổng đài ảo Cloud Phone mang lại nhiều tính năng ưu việt hơn so với tổng đài truyền thống

Báo cáo, thống kê cuộc gọi, quản lý thông tin khách hàng

Các phần mềm tổng đài ảo hiện nay đều cho phép ghi âm và nghe lại cuộc gọi, lưu lịch sử cuộc gọi, thống kê thời gian thực. 

Gọi nội bộ miễn phí

Các số nội bộ/ nhóm nội bộ gọi với nhau miễn phí bất kể địa lý

Tư vấn viên ảo IVR 

 IVR (Interactive Voice Response) là một hệ thống trả lời điện thoại được điện toán hoá. Bạn thường nghe thông điệp được ghi âm khi gọi đến tổng đài.
Ví dụ như:

“Cám ơn quý khách đã gọi điện đển tổng đài của công ty chúng tôi.
Để tra cứu thông tin tài khoản vui lòng ấn phím 1.
Để tư vấn và giải đáp các thông tin liên quan đến thẻ tín dụng vui lòng ấn phím 2…”.

Tùy vào sự tương tác của thuê bao gọi đến, hệ thống sẽ định hướng cuộc gọi theo mong muốn của khách hàng.
Tính năng hướng dẫn chi tiết một cách tự động cho người gọi. Bên cạnh đó sẽ điều hướng cuộc gọi đến các bộ phận chuyên môn để giải quyết rắc rối của khách hàng. Với tính năng IVR, doanh nghiệp có thể tự tạo sẵn kịch bản lời chào khi khách hàng gọi đến. Không phân biệt nhu cầu của họ (gặp tổng đài viên, chuyển trực tiếp máy đến nhánh liên quan, gọi đến ngoài giờ làm việc, để lại lời nhắn…). Nhờ đó quá trình chăm sóc khách hàng trở nên chủ động và hiệu quả hơn.

Bảo mật

Tránh xâm nhập từ bên ngoài, hoặc chặn các IP có nguy cơ phá hoại tổng đài

Tính năng VoiceMail

Tự động sao lưu thư thoại trong trường hợp tất cả nhân viên bận hoặc ngoài giờ làm việc. Cho phép nghe lại lời nhắn thoại trên số máy nhánh hoặc email.

Chặn cuộc gọi ra/vào

Chặn các cuộc gọi ra hoặc nhận vào tùy ý. Quản lý theo từng máy nhánh.

Kết nối với di động

Hệ thống hỗ trợ chuyển tiếp cuộc gọi vào số di động khi nhân viên ở bên ngoài công ty hoặc điện thoại di động không có kết nối internet (Wifi, 3G/4G)

Không giới hạn máy nhánh

Bạn cần mở thêm đại lý và do đó cần tăng số lượng máy nhánh? Với tổng đài truyền thống bạn phải mất thêm chi phí để đi đường dây và mua hệ thống dây cáp. Tuy nhiên với tổng đài ảo, việc mở rộng số máy nhánh luôn đơn giản và chi phí rất thấp. Nhờ đó, doanh nghiệp không phải lo lắng về những chi phí phát sinh hay điều kiện để mở rộng số máy nhánh.

Gọi tự động

Với tính năng gọi tự động, doanh nghiệp có thể tải danh sách khách hàng lên CRM, sau đó cài đặt lịch gọi theo lịch bản tạo sẵn. Tổng đài sẽ tự động lấy các kịch bản được thiết lập để gọi cho danh sách khách hàng đã tải lên trước đó. Các kịch bản có thể điều chỉnh theo nhu cầu của khách hàng. Tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, chăm sóc, lấy ý kiến khách hàng, quảng cáo chủ động, nhắc lịch hẹn...

Hiện thị tên Khách hàng

Hiển thị tên KH đang gọi đến và lịch sử giao dịch trước đây. Phân loại được Khách hàng theo cá nhân, Doanh nghiệp…

Tích hợp nhiều loại đầu số

Bạn có thể tích hợp tổng đài ảo với

• Tổng đài 1800, 1900
• SỐ CỐ ĐỊNH
• SỐ DI ĐỘNG
• Tích hợp hầu hết đầu số của các nhà mạng: Mobifone, Viettel, Vinaphone, FPT, CMC,...

Tích hợp API

Cho phép ứng dụng thứ ba dễ dàng tương tác và nhận chi tiết cuộc gọi để lập điều khiển cuộc gọi và báo các yêu cầu riêng. Tích hợp sâu và đa ứng dụng CRM, tất cả thông tin, lịch sử giao dịch của khách hàng được hiển thị để nhân viên chăm sóc khách hàng chu đáo hơn, tiết kiệm thời gian và công sức của doanh nghiệp. API tích hợp mạnh mẽ với:

• API cho mobile (Android/iOS/React Native/Phone Gap)
• API cho Web (JavaScript)
• REST API / Webhook

Tích hợp Website

Tích hợp lên website giúp tăng hiệu quả kinh doanh, giúp khách hàng có thể thực hiện cuộc gọi miễn phí.

Ưu điểm của tổng đài ảo Cloud Phone là gì?

Những ưu điểm mà tổng đài ảo Cloud Phone mang đến là gì?

• Thiết bị đầu cuối sử dụng: IP Phone, Software cài trên Smartphone, Software cài trên PC, hoặc gateway sử dụng cho các điện thoại analog.
• Doanh nghệp không cần duy trì nhân sự cũng như quản lý hệ thống tổng đài. Việc quản trị hệ thống, thực hiện việc thiết lập cấu hình thông qua Internet với trình duyệt Web, sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn hoặc 3G 
• Không cần đi dây hệ thống cáp điện thoại mới, tổng đài ảo cloud phone hoạt động trên hạ tầng mạng máy tính sẵn có 
• Cắt giảm hoàn toàn cước phí liên lạc giữa các chi nhánh và cước phí gọi quốc tế
• Sở hữu nhiều tính năng thoại tiên tiến
• Quản lý và điều khiển cuộc gọi một cách dễ dàng.
• Cho phép làm việc với tất cả các điện thoại IP chuẩn SIP của nhiều hãng khác nhau
• Cho phép tích hợp chức năng điện thoại ( dựa vào số chủ gọi CallerID để truy vấn các thông tin khác, click to call,… ) với phần mềm bán hàng CRM, phần mềm marketing,… đem đến dịch vụ khách hàng tốt hơn, năng suất cao hơn
• Dễ dàng mở rộng và di chuyển, chỉ gắn thiết bị đầu cuối vào mạng máy tính là có thể dùng

 Vì thế, việc sử dụng tổng đài ảo mang lại khá nhiều ưu thế so với tổng đài truyền thống. Hiện nay các doanh nghiệp đang chuyển dần sang sử dụng dịch vụ tổng đài ảo thay thế cho tổng đài truyền thống. Không nghi ngờ gì về những điểm mạnh mà tổng đài ảo mang đến cho doanh nghiệp.