Chữ ký email là gì? 8 điều bạn nên ghi nhớ nếu muốn có chữ ký email chuyên nghiệp

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email là một tấm danh thiếp đính kèm ở phía cuối mỗi bức thư email. Chữ ký email cung cấp các thông tin cơ bản của doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi. Vậy chữ ký email bao gồm những gì? Chữ ký email chuyên nghiệp yêu cầu những gì? Nó có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh.

Chữ ký email là gì?

Một số thông tin mà một chữ ký email cần có là gì:

• Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.
• Tên công ty bạn đang làm việc.
• Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
• Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
• Hình ảnh: có thể có hoặc không. Để tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh, đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan trọng.
• Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: không bắt buộc.

8 Điều bạn nên ghi nhớ nếu muốn có chữ ký email chuyên nghiệp

Tên địa chỉ email

Một biết mô hình doanh nghiệp có lớn hay không phụ thuộc vào địa chỉ email của doanh nghiệp đó. Email chuyên nghiệp sẽ đăng ký tên miền riêng của doanh nghiệp, ví dụ: 

• abc@xyz.com với xyz là tên doanh nghiệp hay website 

Thay vì:

• abc@gmail.com như email cá nhân thường dùng. 

Điều này đồng nghĩa với việc không chỉ mua tên miền riêng mà bạn cũng cần sở hữu hosting riêng hoặc server riêng. Điện toán đám mây hiện đang rất phổ biến bởi tính năng và giá thành cạnh tranh. Vì thế tôi khuyên bạn nên tìm hiểu mức giá và tính năng Cloud Hosting so với giá và tính năng của Cloud Server sao cho phù hợp với kinh phí và nhu cầu của bạn.

Màu sắc đơn giản, nhất quán là những gì tất yếu của chữ ký email

Khả năng nhận biết hiệu quả nhất khi email có tính nhất quán và chữ ký cũng vậy. Việc thêm màu sắc vào chữ ký sẽ làm nổi bật hơn. Hãy chắc chắn là chỉ thêm một hoặc hai màu khác và dùng màu tối cho phần text. Sử dụng các kiểu highlight thật tinh tế để hài hòa với logo và tên tổ chức.

Màu sắc đơn giản, nhất quán của chữ ký email

Trong chữ ký email của Brittany Hodak, bạn có thể thấy biểu tượng của các mạng xã hội có màu xanh nước biển giống với logo ZinePak.

Phương pháp Hierarchy trong thiết kế chữ ký email 

Thiết kế tốt phải thể hiện được thông tin trên bố cục dễ hiểu và dễ nhận diện. Bởi vì chữ ký email là một danh sách các thông tin chính về bạn. Bạn nên sử dụng hierarchy (phương pháp thiết kế từ trên xuống) để thu hút ánh mắt người đọc vào điều mà bạn muốn họ đọc đầu tiên là cách rất thú vị.

Nên dùng kiểu thiết kế từ trên xuống cho chữ ký email của bạn

Sử dụng font chữ lớn cho tên của bạn để tăng sự chú ý của người đọc. Đồng thời chọn lọc các thông tin quan trọng cần in đậm và tô màu như trên.

Call To Action (và thường xuyên cập nhật) trong chữ ký Email là gì?

Một trong những thứ nhỏ nhất mà bạn có thể thêm vào chữ ký đó là nút Call To Action (CTA - lời kêu gọi hành động). CTA nên đơn giản, được cập nhật thường xuyên, không quá huênh hoang và hài hòa với phong cách email. Khiến chúng giống như lời tái bút hơn là "rủ rê" người dùng mua hàng. Khi mục tiêu kinh doanh thay đổi thì CTA cũng cần có sự thay đổi.

Call to Action rất cần cho chữ ký email của bạn

Như Chelsea Hunersen đã thay đổi CTA khi kênh truyền thông của cô thay đổi (từ Twitter sang Slack). Các liên kết video cần phải thật sự nổi bật. Vì một số Email Client như Gmail sẽ hiển thị ảnh thu nhỏ (thumbnail) của video ngay dưới chữ ký.

Thêm các biểu tượng xã hội vào chữ ký Email

Tài khoản mạng xã hội rất quan trọng vì nó sẽ kích thích người dùng truy cập tài khoản của bạn. Khám phá xem thử điều bạn quan tâm là gì? Đây là lý do tại sao mà việc thêm các liên kết tới các kênh truyền thông là không nên bỏ qua. Không chỉ củng cố cho thương hiệu của bạn mà còn giúp họ có thể tìm ra những cách để liên hệ bạn. Hành động này giúp tăng lượng traffic cho nội dung trực tuyến, nếu bạn sử dụng liên kết tới các nội dung dó. Nếu thêm các biểu tượng vào chữ ký thì hãy đảm bảo cập nhật Profile trên các kênh này thường xuyên. Luôn khiến "tường" của bạn thật hấp dẫn với các nội dung có tính lan truyền.

Thêm các biểu tượng xã hội vào chữ ký Email

Tại sao lại nên sử dụng icon thay vì dán link như bình thường? Bởi vì các biểu tượng dễ nhận dạng hơn và chúng cũng nổi bật hơn so với phần text còn lại. Theo một nghiên cứu của Neoman Studios thì con người chỉ mất khoảng 150 phần triệu giây để xử lý một biểu tượng và 100 phần triệu giây để giải mã ý nghĩa của nó.

Đây thực sự là một quá trình siêu nhanh. Ngoài ra, sử dụng icon cũng giúp tiết kiệm không gian để thêm các thông tin khác. Nếu có nhiều tài khoản mạng xã hội thì chỉ nên thêm tối đa khoảng 8 icon vào chữ ký mà thôi. Hãy tập trung vào những kênh có khả năng hữu ích với xây dựng thương hiệu của bạn.

Các liên kết phải theo dõi được (trackable) của chữ ký email là gì?

Các liên kết theo dõi được cho chữ ký email của bạn

Thêm một vài link vào chữ ký email, bao gồm cả nút CTA và icon mạng xã hội. Tuy nhiên, quả thật là có ai click vào chúng không? Để nắm được hiệu quả sau những cú nhấp chuột cũng như lượt theo dõi. Giống như lúc bạn sử dụng các đường link trong email. Ngoài ra, thi thoảng bạn cũng nên thay đổi định dạng chữ ký hoặc nút CTA để tăng số lượng Click.

Thêm mã quốc gia vào số điện thoại

Thêm mã quốc gia vào chữ ký email của bạn

Nếu bạn có các đối tác, khách hàng, đồng nghiệp hoặc bạn bè là người nước ngoài thì việc thêm mã nước vào số điện thoại liên hệ là điều rất cần thiết.

Thiết kế chữ ký email phải thân thiện với thiết bị di động

Theo một phân tích được thực hiện bởi Litmus khảo sát hơn 1 tỷ lần mở email khác nhau. 56% Số email này được mở trên điện thoại chỉ trong tháng 4 năm 2016. Con số này tăng 8% so với cùng kỳ năm ngoái.

Chữ ký email của bạn cũng sẽ hiển thị trên các thiết bị di động khác

Càng nhiều người đọc email trên điện thoại thì bạn cần phải cẩn thận hơn khi viết email, bao gồm cả việc tạo chữ ký. Điều cốt yếu nhất nếu muốn tạo một chữ ký thân thiện trên di động đó là dễ đọc và dễ truy cập. Hãy đảm bảo cỡ chữ phải đủ lớn để đọc dễ dàng trên các thiết bị có màn hình nhỏ. Đồng thời các liên kết và nút cũng phải như vậy.

Sau khi đã thiết kế được chữ ký như ý muốn, hãy kiểm tra sự hài hòa của nó trên các Email Client khác. Chẳng hạn, Microsoft Outlook không nhận dạng được hình ảnh nền. Trong khi một số email khác không load được ảnh một cách mặc định.